RISKID RISKID

Voor Delft is ieder risico een kans

Op het VNG Congres in Maastricht is het boek “Wat als…?” gepresenteerd. Dit boek biedt een nieuwe blik op gemeenterisico’s met onder andere een bijdrage van de Gemeente Delft, een must read voor iedere gemeentebestuurder. In het boek zijn verhalen van ambtenaren gebundeld: op welke manier zijn ze met risicomanagement bezig, waar lopen ze tegenaan én wat kunnen we van elkaar leren? Hieronder is het interview met gemeentesecretaris Hans Krul en controller Monique te Selle van de Gemeente Delft integraal weergegeven. 

Voor Delft is ieder risico een kans

Logo Delft
“Eigenlijk vind ik kansenmanagement een beter woord”, zegt Hans Krul gemeentesecretaris en Chief Risk Officer van de gemeente Delft. “Risico’s zijn er altijd; het managen daarvan zie ik vooral als een kans om ons werk nog professioneler te doen. Risicomanagement is in feite niks anders dan good governance”, zegt hij. Dé reden voor de gemeente Delft om risicomanagement als ‘een normaal’ onderdeel te zien van de dagelijkse werkzaamheden van alle medewerkers.
In dit streven wordt Krul ondersteund door controller Monique te Selle. Samen met een nog aantal betrokken medewerkers vormen zij een team dat risicomanagement binnen alle lagen van de organisatie een plek wil geven en verankeren.

Een verplicht nummer

“Risicomanagement was tot een aantal jaar geleden min of meer een verplicht nummer binnen onze gemeente. Het was vooral iets van de projectleider en/of controller”, legt Te Selle uit. “Natuurlijk werd er bij grote projecten uitvoerig stilgestaan bij de mogelijke risico’s, maar overall gezien was het vooral een exercitie in Excel waar dan een half jaar later nog eens naar werd gekeken.”
Door onder andere de crisis en – in het verlengde daarvan – financiële tegenvallers bij onder andere het project Spoorzone verslechterde het risicoprofiel van de gemeente. Dat leidde tot een bepaalde dynamiek – ambtelijk en bestuurlijk – waardoor het belang van risicomanagement veel meer op de gemeentelijke kaart kwam te staan. “De afgelopen jaren hebben we met de organisatie dan ook de nodige stappen op dit gebied gezet”, verklaart Krul de omslag.

Een andere bedrijfscultuur

Een belangrijke stap was het creëren van een bedrijfscultuur waarin risico’s openlijk met elkaar worden besproken. Zo kwam er onder andere een Riskboard, een inwerkprogramma voor de gemeenteraad en werd het een agendapunt in MT’s. Ook werd eind vorig jaar een start gemaakt met opleiden van eigen medewerkers tot ‘risicofacilitators’ voor RISKID. RISKID is een online tool die het mogelijk maakt om alle stakeholders van een bepaald project te betrekken bij de risicoanalyse en mogelijke oplossingen. “Dat gebeurt in verschillende stappen”, zegt Te Selle enthousiast. “We starten met het inventariseren van de mogelijke valkuilen. Dat gebeurt vanuit meerdere perspectieven: bijvoorbeeld die van projectleider, bestuur en inwoner. Dat doen we in eerste instantie anoniem zodat mensen zich veilig voelen om hun inbreng te geven. Vervolgens bespreken en prioriteren (kans x impact) we met elkaar de risico’s. Op deze manier ontstaat een gemeenschappelijk beeld van de kwetsbaarheden. Tenslotte bedenken we met elkaar passende maatregelen die de weerbaarheid van het project vergroten. De échte meerwaarde van RISKID zit in de dialoog die je met elkaar voert”, benadrukt ze.

Goed in verbinding staan met je omgeving is volgens Krul een belangrijk onderdeel van strategisch risicomanagement. “Als gemeente kun je vraagstukken niet alleen oplossen, je hebt partners nodig. Hoe eerder je hen betrekt des te groter de kans dat ze ook bijdragen aan de oplossing. RISKID biedt ons deze mogelijkheid.”
Na een RISKID-sessie worden de uitkomsten aan de verantwoordelijke projectleider overgedragen. Een half jaar later wordt de sessie herhaald. “Omstandigheden veranderen immers en daardoor de risico’s ook. Risicomanagement is een continu proces. Ons werk is nooit af, de stad is nooit af”, zegt Krul.
Reactief vs pro-actief
Onlangs werd RISKID ingezet voor de gemeenteraadsverkiezingen. “Je wilt als Delft namelijk niet de krant halen, omdat mensen niet kunnen stemmen”, zegt Te Selle. Daarom hebben projectleden samen met stembureaumedewerkers gekeken naar oorzaken die ertoe kunnen leiden dat een stembureau plat ligt. Voorbeelden hiervan zijn het kwijtraken van codes en onvoldoende bemensing. Vervolgens zijn er preventieve maatregelen genomen om het proces te verbeteren. Voor het geval het risico zich toch mocht voordoen, werd er een mobiel stembureau ingericht en gebruik gemaakt van de app ‘Findmy stembureau’ om mensen een alternatief te bieden.

Mensen verleiden met risico’s

Hoe krijg je mensen zo ver dat ze ook met RISKID aan de slag gaan? Eén van de factoren is dat medewerkers daadwerkelijk ervaren dat de software hun werk makkelijker maakt; deze helpt hen om hun werk beter te doen. Daarnaast is het heel gebruikersvriendelijk en dus aantrekkelijk om mee te werken. “Ik krijg zelfs mensen aan mijn bureau met het verzoek of ze tot facilitator opgeleid mogen worden”, licht Te Selle toe. “Wat mij verder opvalt is dat mensen tijdens de sessies nooit op hun telefoon kijken, maar er met hun volle aandacht bij zijn. Ze zien het duidelijk niet als ‘iets’ wat ze van de leiding erbij moeten doen.”

Delftse aanpak: risico’s in beeld

“Bij alles wat we doen moet de stad er op de één of andere manier beter van worden. Dat geldt zowel voor de aanleg van een speeltuin als voor grotere strategische projecten die direct de positie van de stad versterken en waarvoor natuurlijk extra politieke aandacht is.

Eind vorig jaar heeft de gemeenteraad de ‘Delftse aanpak risico’s in beeld’ aangenomen. In dit document is vastgelegd op welke manier het college en de raad de strategische risico’s bespreken en welke dossiers extra aandacht krijgen. “Eén van de top-5-dossiers is Museum Prinsenhof Delft. Het museum speelt een belangrijke rol in ons beleid om de stad aantrekkelijk te houden voor toeristen”, gaat Krul verder. “Met de raad en het college hebben we de ruimtelijke visie voor het museum besproken, die vervolgens wordt uitgewerkt in investeringsopties en scenario’s. Ook is overlegd hoe de raad dit goed kan blijven monitoren, bijvoorbeeld via extra interactieve sessies.

Vertrouwen in elkaar is goed voor de stad

Betekent dit nu dat Delft alles onder controle heeft? “Risico’s zullen er altijd zijn”, zegt Krul. “Alleen vroeger waren risico’s meer iets dat ons overkwam. Nu kijken we meer vooruit en onderkennen we met elkaar wat de risico’s kunnen zijn. Je merkt dat deze transparantie, rust en vertrouwen geeft. Als er vertrouwen is lopen processen soepeler, is er meer waardering voor elkaar en dat maakt het werk ook leuker. Mochten we onverhoopt toch verrast worden dan is ons gezamenlijke vertrekpunt om adequaat te reageren nu veel beter”, benadrukt hij.

Van elkaar blijven leren.

Logo Delft
Zowel Krul als Te Selle onderstrepen dat hun aanpak niet de enige weg is en dat ze op hun beurt ook weer van andere gemeenten willen leren. “Voor je het weet zit je weer in je eigen tunnel”, zegt Te Selle. “Ik zou het toejuichen wanneer we bijvoorbeeld met andere gemeenten RISKID-facilitators uitwisselen. Een ‘externe’ bril kan verfrissend werken en nieuwe inzichten geven.” Krul knikt: “Je wil per slot van rekening dat iedereen zijn werk steeds beter en professioneler kan doen. Samenwerken én dingen slimmer aanpakken kan daarbij helpen. Uiteindelijk leidt dat tot betere resultaten voor de stad, meer waardering voor elkaar en dus tot blijere gezichten bij iedereen. Wie wil dat nu niet?”

Wilt u het boek “Wat als?” ontvangen ga naar de volgende website https://vngrisicobeheer.nl/bestelhetboek. (Alleen voor VNG-leden.)