Por Que as Reuniões Remotas São Tão Difíceis Para a Avaliação De Risco, e o Que Você Pode Fazer Sobre Isso

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Em um artigo anterior, discutimos a gestão de riscos na era da COVID. Falamos sobre a necessidade de avaliações de risco adequadas e abordamos brevemente a solução de software colaborativo da RISKID.

Depois, o mundo começou a se abrir novamente. As pessoas retornaram aos seus escritórios, adotando medidas preventivas e, reuniões de mais de 15 pessoas se tornaram uma realidade eventual novamente, e unicórnios andaram pelo mundo espalhando arco-íris e felicidade.

E o que aprendemos? Que o ciclo do ano de 2020 ainda não havia se encerrado, afinal, e que aqueles que não tinham incluído o ressurgimento do vírus em suas avaliações de risco estavam prestes a tomar um choque de realidade. 2020 nos mostrou que mesmo as avaliações mais rigorosas podem acabar se equivocando. Isto significa que cabe a todos nós tentar acertar o máximo possível, sabendo que pode haver riscos que ainda não podemos considerar.

E para acertar, precisamos de colaboração total e rigorosa, o que não é particularmente fácil dadas nossas circunstâncias atuais. Este artigo irá focar nos desafios que os gerentes de risco estão enfrentando agora que as reuniões presenciais estão mais uma vez se tornando extremamente problemáticas.

Então, o que um profissional de risco exausto e desolado deve fazer? Continue lendo.

Reuniões Remotas São Uma Verdadeira Dor

Se formos honestos, as reuniões sempre tiveram problemas. A menos que sua sessão tenha um facilitador hábil e algum tipo de estrutura, os participantes tendem a falar uns com os outros. Pessoas pensativas que preferem considerar bem o que vão dizer antes de falar geralmente são atropeladas por aquelas que não se importam em falar, e que abrem a boca sempre que há uma brecha de silêncio. Os mais extrovertidos tendem a dominar, e outras vozes com contribuições potencialmente importantes são silenciadas.

Resumindo, a colaboração é difícil mesmo na melhor das circunstâncias.

Reuniões remotas acentuam estes problemas e ainda trazem outros para a mesa. Há várias razões para isso, mas os impedimentos técnicos encabeçam a lista.

Imagine um colaborador calado e ponderado procurando por uma abertura para falar. Depois de esperar pacientemente, na esperança de que o tema não se afaste muito de seu ponto antes de uma pausa, ele finalmente encontra seu momento. Ele começa uma explicação bem fundamentada para um risco específico que a organização enfrenta, mas esquece de ligar seu microfone. Antes que percebam, o João da Contabilidade está tomando a palavra, fechando sua janela de oportunidade.

O @#$% do João. Nós detestamos esse cara.

Mas estes são os tipos de problemas que as empresas enfrentam em reuniões remotas. Conexões de internet lentas podem tornar o processo penoso. A incapacidade de ver cada participante significa que é mais difícil avaliar as reações enquanto você fala.

Problemas com a câmera. Problemas com microfones. Vozes de crianças descontroladas gritando ao fundo (provavelmente o João se esquecendo de silenciar seu microfone, como sempre.) Estes problemas não existem nas reuniões físicas tradicionais, e eles diminuem a eficácia de reuniões remotas.

Esta É Uma Má Notícia Para As Reuniões De Avaliação De Risco

Em uma reunião padrão, estas questões podem ser incômodas, mas não são necessariamente empecilhos. Ninguém se importa se o João quer tomar conta de metade da reunião, porque isso significa que os outros podem continuar sonhando com a hora do almoço. Mas todos os problemas mencionados até o momento são exacerbados durante as reuniões de avaliação de risco porque a participação plena do grupo é uma exigência.

Os gerentes de risco não podem se dar ao luxo de que metade dos participantes permaneçam quietos, seja porque não conseguem encontrar uma abertura ou simplesmente porque não se sentem à vontade para falar com uma tela de computador. As avaliações de risco devem ser profundamente colaborativas. Quanto mais perspectivas puderem ser incluídas, melhores serão os resultados. As reuniões remotas tendem a esmagar em vez de fomentar a colaboração.

A princípio, parece que os profissionais de gerenciamento de risco se deparam com uma ironia impossível – impedidos de discutir adequadamente os próprios riscos que estão bloqueando ativamente suas discussões. Mas há uma resposta, e ela vem em duas partes.

Reduza Os Desafios Da Colaboração Remota Com A Facilitação

A maioria das reuniões, sejam presenciais ou à distância, são organizadas como uma convenção política. Usamos a palavra “organizadas” vagamente aqui porque uma convenção política não tem nenhuma organização. É essencialmente uma situação de “salve-se quem puder”. Não há regras que ditam quem pode falar, quando, ou por quanto tempo, e assim as vozes mais barulhentas e mais estridentes geralmente ganham.

Afastar-se das reuniões desse estilo é o primeiro passo para fazer com que as sessões remotas de gestão de riscos funcionem. Para fazer isso, o gerente de risco que está promovendo a reunião deve agir como um facilitador.

Os facilitadores atuam como um terceiro imparcial encarregado de garantir que ninguém domine uma reunião. Eles também planejam agendas e ajudam a orientar as conversas, trabalhando para mantê-los na função sem influenciar excessivamente o conteúdo em discussão.

A facilitação é crítica para avaliações de risco porque resolve muitos dos problemas com reuniões remotas. Os facilitadores se certificam de que cada voz seja ouvida. Quando o esclarecimento é necessário, eles se certificam de obtê-lo. Quando a conversa é interrompida, eles fazem perguntas para colocar a reunião de volta ao eixo. Eles monitoram a participação para garantir que perspectivas úteis entrem na discussão.

Entretanto, a prática tem suas limitações. Se alguém não quer participar ou não se sente à vontade para falar, há pouco que um facilitador possa fazer. Eles podem incentivar a participação em grupo, mas não podem forçá-la. O que é necessário é uma ferramenta projetada especificamente para reuniões de avaliação de risco à distância que facilite o engajamento até mesmo dos membros mais tímidos do grupo. Uma ferramenta que amplifique os pontos fortes de um facilitador e ao mesmo tempo melhore seus pontos fracos.

RISKID é Essa Ferramenta

Sistemas de apoio à decisão em grupo, ou SADG, são geralmente muito genéricos para lidar com os rigores da avaliação de risco. Provavelmente você já usa alguns deles – Teams, Zoom e GoToMeeting são os mais comuns. Estas são soluções de software projetadas para apoiar a colaboração em grupo.

Mas na verdade, eles não passam de uma sala de conferência virtual. Elas podem apoiar qualquer tipo de reunião, mas não fornecem ferramentas para tipos específicos de reuniões. E elas são melhores para alguns do que para outros.

O RISKID adota a estratégia oposta. Ele é construído especificamente para avaliação de risco. Seria uma ferramenta terrível para planejar uma venda virtual de bolos ou realizar uma reunião de zoneamento on-line, mas é BRILHANTE para envolver grupos de forma aprofundada na gestão de riscos.

Em primeiro lugar, sua abordagem estruturada permite que cada participante acrescente riscos à lista de forma fácil e direta, abordando causas e efeitos, e avaliando as probabilidades de risco e possíveis impactos. Você não tem que se preocupar com o fato de as pessoas serem deixadas de fora. O software faz com que todos participem, e cada perspectiva conta.

O algoritmo poderoso por trás do RISKID é capaz de ajudar os facilitadores a se concentrarem nos riscos que precisam de maior foco, reduzindo a duração das reuniões e criando discussões eficientes.

Pergunte-se isto. Se você tivesse que construir uma casa, você usaria um canivete suíço? Como o Teams ou Zoom, o canivete é uma ferramenta geral que suporta múltiplas funções. Mas ela não faz nenhuma delas particularmente bem. Quem pode cortar com aquelas tesourinhas minúsculas? Ao invés disso, você escolheria ferramentas explicitamente projetadas para a construção da casa.

A avaliação de risco é a sua casa. Escolha suas ferramentas com cuidado.