RISKID RISKID

Hoe krijg je risicomanagement levend in je organisatie?

Risicomanagement is iets wat je samen moet doen
Van de top in de organisatie tot op de werkvloer. Risicomanagement is iets wat je samen moet doen. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan in praktijk gebracht. Vaak is het een hele worsteling om risicomanagement levend te krijgen in de organisatie. Hoe kan het anders? Collaboratief risicomanagement maakt dat alle belanghebbenden worden betrokken in het proces. RISKID is daarbij een uitstekend hulpmiddel.

Over collaboratief risicomanagement, het toepassen van RISKID als hulpmiddel en ‘Risk Appetite’ vond op initiatief van het kenniscentrum Risk Management van NARIM een mini-seminar plaats bij Bouwinvest in Amsterdam, de werkgever van NARIM-lid Paul Kuiper. Paul organiseerde het seminar samen met Michiel Kerstens, werkzaam bij HVC, de grootste niet-commerciële afvalinzamelaar van Nederland en tevens leverancier van duurzame energie.

‘Risicomanagement leeft niet’
De toegenomen dynamiek en complexiteit binnen en buiten organisaties vraagt om een andere, nieuwe visie op risicomanagement. Daarover zijn de aanwezigen het eens. Effectief risicomanagement lijkt echter nog altijd een illusie, in stand gehouden door de wens om te willen en kunnen beheersen. Risicomanagement leeft niet, is een vaak gehoorde opmerking. Maar dat kan ook anders. Alleen is de vraag: hoe dan?

‘De toekomst laat zich niet meer voorspellen’
Daarover ging het met name in het eerste deel van het mini-seminar voor Risk & Insurance Managers (NARIM-leden). Edwin Beumer, directeur van RISKID, verzorgde een interactieve workshop. Allereerst deed hij een aantal constateringen: ‘Traditionele planning & control wordt gekarakteriseerd door een redelijk voorspelbare omgeving. Maar de toekomst laat zich niet meer voorspellen, daarvoor is de wereld te complex en zijn mensen en organisaties te zeer met elkaar verbonden. Integraal kijken naar risico’s en proactief daarop sturen krijgt steeds meer belang. Het is voor velen een worsteling om risicomanagement levend te krijgen binnen de organisatie.’

 

Tijd voor een andere kijk
Dat vraagt om een andere aanpak. Van traditioneel risicomanagement naar collaboratief risicomanagement. De huidige ondersteunende methodieken zoals ‘brownpaper’-sessies, interviews,  en Excel-overzichten hebben nadelen om risicomanagement levend te krijgen in organisaties. Veel gehoorde bezwaren uit de dagelijkse praktijk zijn: saai en vervelend, een momentopname, arbeidsintensief, te weinig interactie en dynamiek. Beumer: ‘Mensen missen de integrale kijk en de interactie op risico’s, kennis in de organisatie blijft onderbenut en wanneer (en met wie) ga je de dialoog aan? Als in sessies de directie of het management aanwezig is, wordt lang niet altijd alles gezegd. En bij risicomanagement is van het belang dat het niet uit zou moeten maken “wie” het zegt, maar “wat” die zegt. Daarnaast blijft goede follow-up vaak een probleem.’

‘Samenwerken staat centraal’
RISKID, van origine een start-up van de TU Delft, ontwikkelde een responsieve benadering en een methodiek waarin mensen online met elkaar aan de slag gaan om risico’s in kaart te brengen, te analyseren en om met elkaar maatregelen te nemen en de geïdentificeerde risico’s te beheersen. ‘Mensen hoeven daarvoor niet per se bij alle stappen bij elkaar te komen, want heel veel gebeurt online. Ook brainstormen. In deze responsieve benadering wordt gezamenlijk gewerkt aan het goed laten verlopen van processen. Samenwerking, communicatie en de dialoog tussen de stakeholders staan centraal.’

De rol van de Risk Manager is vooral die van facilitator en educator. ‘Stakeholders zijn actief betrokken en de uitkomsten ontwikkelen zich. Op deze manier ontstaat veel meer draagvlak en betrokkenheid. Er ontstaat een cultuur die nodig is om resultaten te bereiken en dat is precies wat je wilt.’

De Hyperloop-case
Hoe dat in de praktijk kan werken, leerde de ‘Hyperloop-case’. Dit is een toekomstig transportsysteem uit de koker van Elon Musk, ondernemer en onder meer bekend van Tesla en PayPal. Razendsnel van Amsterdam naar (bijvoorbeeld) Parijs reizen in een capsule door een vacuümbuis. Dat is het idee achter de ‘Hyperloop’. Aan de hand van deze casus was het vingers aan de knoppen om met behulp van de RISKID-tool samen met de andere deelnemers de risico’s bij de aanleg en de exploitatie in kaart te brengen en deze vervolgens te managen. Een zeer nuttige exercitie met behulp van een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke tool.

Iedereen betrekken bij het belang van risicomanagement
Het maakte inzichtelijk dat risicomanagement gaat over zaken als transparantie, het delen van informatie en het verbinden van mensen. ‘En over communicatie over risico’s en het alloceren en monitoren. RISKID biedt de mogelijkheid iedereen te betrekken, ook de mensen op de werkvloer. In een cultuur van betrokkenheid gaat risicomanagement leven. Het is aan de risicomanager om het voortouw te nemen en het proces te faciliteren.’

De Risk Appetizer
In het tweede gedeelte van het (mini) seminar stonden we stil bij een nieuw product dat RISKID samen ontwikkelt met dr. Arie de Wild, lector of behavioral economics aan het kenniscentrum Business Innovation van de Hogeschool Rotterdam.

Als vertrekpunt is het belangrijk de ‘risk appetite’ vast te stellen. Uit gesprekken met risicomanagers en CFO’s die Edwin Beumer en dr. Arie de Wild van RISKID de afgelopen jaren hebben gehad, stellen beiden vast dat het vaststellen van deze risk appetite wel als belangrijk wordt gezien, maar toch voor velen één groot vraagteken blijft. De concrete vertaling van theorie naar praktijk ontbreekt.

Arie de Wild toonde hoe je de theorie wel naar de praktijk kunt vertalen. De methodiek en het model dat hiervoor wordt gebruikt, zijn nog in ontwikkeling. De Wild: ‘Risk appetite is de bereidheid risico’s te accepteren in het nastreven van doelstellingen. De Nederlandse corporate governance-code stelt dat het bestuur de risicobereidheid bepaalt en besluit welke maatregelen hier tegenover worden gezet. Maar hoe krijg je het bestuur zover dit te doen en hoe krijg je de medewerkers mee? Waar zijn mensen gevoelig voor?’

Pijncurve
De door RISKID ontwikkelde ‘Risk Appetizer’ meet de risicohouding van het bestuur en maakt inzichtelijk welke risico’s worden genomen en wat de (financiële) gevolgen van de gemaakte keuzes zijn. Onder meer aan de hand van een ‘pijncurve’ ontstaat inzicht in de gevoeligheid voor de impact van financiële schade. De Wild: ‘Door de risk appetite en de mogelijke pijn van de financiële gevolgen inzichtelijk te maken, wordt de betrokkenheid bij risicomanagement groter, zowel bij bestuurders als bij de mensen in de organisatie. Collaboratief risicomanagement is iets wat je vooral samen moet doen.’

Auteur: Jacques Jaarsma

Wilt u meer informatie over de collaboratieve risicomanagement software RISKID? Bekijk hier onze productinformatie: https://riskid.nl/productinformatie/.